Оформление журнала учета трудовых книжек

Содержание

Правила оформления книги учета трудовых книжек

Оформление журнала учета трудовых книжек

Журнал учёта трудовых книжек – документ, хранящий информацию о работниках, сотрудниках конкретной организации и их трудовых книжках. Компания обязуется иметь реестр сотрудников, контролировать передвижения их документов.

Ведением журнала занимаются кадровики, бухгалтера, которые несут ответственность за правдивость информации, ориентируются на федеральное законодательство.

Закон контролирует процесс ведения журнала, информация вносится по каждому работнику в индивидуальном порядке.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

  1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
  2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Работодатель, бухгалтерия имеют право выполнять ряд правовых действий с осуществлением учёта документов.

Так, к основным обязательствам относится:

  • сбор трудовых книг;
  • выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
  • заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
  • фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
  • хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
  • вносятся записи об увольнении;
  • документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Требования к ведению книги учёта

Ведение документации должно соответствовать установленным правилам и требованиям.

Трудовой кодекс содержит общепринятые и установленные рекомендации:

  • документы в книге должны иметь свой номер, вкладыши также имеют нумерацию;
  • вся документация прошнуровывается;
  • руководитель ставит печать и подпись на журнале;
  • на книге учёта ставится пломба.

Это почти начальные знания, которыми должен располагать кадровик.

Книга учёта трудовых книжек имеет конкретные правила ведения, требования соблюдаются согласно предлагаемой инструкции. Правила и нормативы хранятся в трудовом законодательстве.

Единых установленных правил к тому, как прошить книгу, нет. При проведении процесса ориентируются на общие установленные нормативы, требования. Общие правила предполагают оставлять часть шнура для удобства становления печати или пломбы. Если концы нитки будут короткими, процедуру необходимо повторить сначала.

Сургучной печати может не быть для подтверждения легальности документа, поэтому используют лист с соответствующей записью и печатью. На листе указывают текущую дату, количество листов, после работодатель ставит свою подпись и печать компании.

Правила заполнения журнала

Не существует едино принятых правил для заполнения и ведения, но имеются общепринятые рекомендации, которые соблюдаются. Министерство труда контролирует процесс своевременного внесения сведений и изменений.

Сведения, что должны быть зафиксированы журналом учёта:

  1. Паспортные данные сотрудника, порядковая нумерация записей, дата приёма на место работы, заполнение вкладыша в книге.
  2. Серия, номер данных о книге, вкладышах.
  3. Занимаемая должность новым сотрудником, полное название должности, которую будет занимать новый сотрудник.
  4. Сведения о приказе, решением которого работник был принят на занимаемую должность.
  5. Бухгалтер ведёт книжку.
  6. Дата получения трудовой работником при расторжении договора. Сотрудник обязуется написать расписку о том, что он получил документ на руки.

Общие законные основания заполнения журнала учёта устанавливаются государственными контролирующими органами. Рекомендации по заполнению имеются в нормах трудового законодательства о ведении документации трудовой деятельности.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей предполагает заполнение согласно установленным правилам не только законодателем, но и инструкцией по делопроизводству в компании. Как правило, инструкцию составляет начальник канцелярии или кадрового отдела.

Единых правил нет, но документы заполняются с учётом всех требований контролирующих органов. Фиксировать необходимо деятельность сотрудника, его передвижения, получения нового статуса, расчёт.

Общие характеристики книги

Журнал регистрации должен соответствовать общим требованиям к внешнему виду, характеристикам, установленным законодателем.

Важным показателем является длительность хранения документа не менее 75 лет с момента регистрации. Книга учёта хранит информацию о передвижениях документов, передачу сведений в кадастровую службу, первую информацию при поступлении на работу.

Если сотрудник поступил в организацию с книжкой, вкладышами, то регистрируют только книжку. Вкладыш не входит отдельной строкой в журнал учёта.

Журнал должен отвечать ряду конкретных требований:

  1. Твёрдый переплёт – обязательное условие для длительного хранения книги. Журнал находится в постоянном пользовании бухгалтерией, что приводит к быстрой утрате надлежащего вида.
  2. Страницы книги нумеруются изначально до момента её заполнения.
  3. Журнал пломбируется и прошнуровывается, согласно правилам ведения трудовых книг.
  4. Запись на последней странице книги выступает подтверждением легальности документа. Указывается количество страниц, что подтверждается подписью, печатью работодателя.

Обложка отображает точные данные об организации, сроке эксплуатации книги.

Законом установлены единые правила для общих характеристик журнала. Длительное хранение книг обуславливает возможность предоставления необходимой информации спустя короткий промежуток времени.

Ответственность при нарушении в заполнении

Порядок заполнения документации контролируется государственной инспекцией. При возможных нарушениях и/или несоответствии сведений действительности руководителю грозит ответственность и штрафные санкции. Законом предусмотрена административная ответственность для руководителя при несоответствии данных.

Государственные инспектора обращают внимание на:

  • соблюдение правил ведения журнала учёта;
  • учёт движения трудовых книг;
  • наличие исправлений, погрешностей в бумагах;
  • ложные сведения.

При наличии неточностей, недостоверных сведений или при выявлении нарушений правил ведения журнала государственная комиссия выясняет обстоятельства дела. После того, как было выяснено, почему возникло нарушение установленных правил, виновника наказывают. Чтобы устранить подобные явления, необходимо тщательно соблюдать правила, нормативы ведения бумаг.

Оформление журнала учёта требует соблюдения правил и законов. При несоответствии данных следует череда проверок, разбирательств, штрафные санкции.

Регистрация трудовых книжек

Основным инструментом выступает контроль над журналом передвижений. Организация, которая занимается какой-либо деятельностью, обязуется иметь в номенклатуре реестр трудовых книг.

Его наличие обусловлено правилами трудового законодательства.

Образец журнала, утверждённый Минтруда, снабжён дополнительными приложениями в виде наглядного примера внешнего вида журнала и правил его заполнения.

Законом установлено, что заниматься деятельностью по отношению ведения трудового реестра может физическое лицо, которое имеет полномочия, делегированные руководителем предприятия. Должностное лицо выпускает приказ, обозначая в нём правила, обязанности и ответственность кадрового работника предприятия.

Должностное лицо обязуется выполнять такие действия:

  • заниматься текущим ведением документации;
  • контролировать процесс передвижения трудовых книг и их вкладышей;
  • производить выдачу трудовых книг.

За допущенные ошибки при заполнении журнала кадровика могут снять с занимаемой должности. Сведения должны вноситься внимательно относительно каждого случая. Нумерация листов, подшивка и опломбирование проводится руководящим или доверенным лицом.

Движение трудовых книжек

Журнал учёта, выдачи трудовых книжек – единая база всех сотрудников компании, организации, которая состоит из информации о должностных назначениях, карьерном росте, повышении, расчёте с занимаемой должности.

Законодатель объясняет, что фиксирование движения трудовых книг позволяет проследить трудовой путь каждого гражданина.

Это своего рода история каждой должности работника:

  1. Трудоустраиваясь, работник принимается в штат выбранной организации. Трудовая книжка регистрируется по месту нового места работы.
  2. Если физическое лицо впервые выходит на работу, работодатель, принимающий работника, выдаёт ему трудовую книгу, заполненную надлежащим образом.
  3. Фиксируется факт нахождения документов в единой базе.
  4. Отражается дата выдачи документа работнику при расторжении договора и увольнении с места деятельности.

Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.

Выписка из трудовой представляется по запросу владельца по месту требования, документ хранится в архиве длительное время, что необходимо при утрате или потере бумаг, становлении на пенсию по выслуге.

Прошивка документов совершается после внесения их в единую базу организации, что обусловлено законом. Пример оформления, способы сшивать журнала учёта находятся в интернет ресурсах, официальных сайтах.

Предназначение журнала регистрации

Правильное становление на рабочий учёт проходит каждый сотрудник при оформлении на новое место работы. Новый работник, поступая на работу, отдаёт трудовую книгу в кадровый отдел, после чего происходит оформление гражданина, приём в штат. Законодательные органы обязывают работодателей вести журнал учёта трудовых книжек.

Учёт необходим как заполненным трудовым книгам, так и бланкам, по которым будет проводиться выдача документа.

Сведения хранятся во внутреннем журнале каждой организации, который выступает официальным документом.

Книга контроля имеет свои нюансы:

  • заполнять документ имеет право только назначенное лицо;
  • все передвижения фиксируются в реестре;
  • трудовая деятельность каждого сотрудника должна быть отображена в журнале учёта.

Прошивать журнал обязательно, так как это реестр хранения сведений, и он требует надлежащего оформления. Пользование реестром предполагает контроль всех работников, фиксирование награждений, длительность занимаемой должности.

Унифицированный образец позволяет качественно и быстро вести необходимые записи. Журнал обязан быть на каждом предприятии для быстрой проверки сотрудников и для контроля их деятельности.

Основные аспекты ответственности

Внесение сведений в журнал учёта не требует познаний в трудовом законодательстве. Однако ознакомиться с инструкцией заполнения журнала всё же стоит.

Самое главное – чётко следовать установленным правилам:

  • обязательная регистрация всех новых трудовых книжек;
  • чётко фиксировать дату становления;
  • указывать занимаемую должность в соответствии со штатными указаниями;
  • регистрация полной расшифровки инициалов работника, без сокращений.

Книга ведётся как руководителями крупных организаций, так и частными предпринимателями. Сведения о поступлении на работу и увольнении с места трудовой деятельности фиксируются единым документом по принятому образцу.

Журнал – обязательный документ, его отсутствие – нарушение, которое грозит штрафами и административной ответственностью. Организация может выплатить штраф до 50 000 рублей за отсутствие требуемой документации.

Учёт трудовой деятельности каждого гражданина предусмотрен трудовым законодательством страны. Ведение документации основывается на Трудовом кодексе, имеет общие характеристики, основные требования к оформлению.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/zhurnal-uchyota

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Оформление журнала учета трудовых книжек

На каждом предприятии новые работники оформляют трудовые книжки, в которые заносится трудовой стаж. Все данные об этих документах заносятся в особый журнал – книгу учета движения трудовых книжек. У многих делопроизводителей и кадровиков возникают вопросы по ведению этого журнала.

Как делаются записи?

Все материалы в журнал учёта вносятся в строго определенном порядке, согласно постановлениям трудового кодекса. В него вписываются данные об устройстве на работу и увольнении сотрудников, а также информация о выдаче трудовой книжки при первом оформлении.

Ответственное лицо за книгу учета книжек – директор компании.Если данного журнала нет или он ведется неправильно, проверяющий вправе оштрафовать компанию или директора. Размер штрафа на должностное лицо составляет до 5 000 рублей, на предприятие – до 50 000.

В книге обязательно наличие 13-ти колонок:

  • Номер записи.
  • Даты вступления в новую должность и оформления книжки, прописывается цифрами (3 колонки).
  • Фамилия, имя, отчество сотрудника, без сокращений.
  • Данные трудовой книжки.
  • Должность нового работника – так же, как в остальных документах.
  • Наименование отдела, в котором будет работать принятый человек.
  • Номер приказа о приеме на работу или номер иного документа, в соответствии с которым соискатель устраивается на новую должность.
  • Подпись делопроизводителя, оформившего все записи.
  • Сумма, заплаченная новым служащим за трудовую. Если она выдавалась бесплатно или у соискателя была своя, здесь следует просто поставить прочерк.
  • Дата увольнения.
  • Подпись сотрудника, которая подтверждает выдачу книжки на руки при увольнении.

Если человек не пришел сам за трудовой, она может быть передана тому, на кого оформлена доверенность на получение, при этом ксерокопию доверенности обязательно нужно приложить.Второй вариант – книжка может быть выслана почтой, тогда вписывается номер почтовой квитанции, оригинал ее подшивается к материалам, а в графе «Подпись» кадровик расписывается в таком случае сам. бланк книги учета движения трудовых книжек в формате .doc (Word)Ознакомиться с подробностями правил оформления и ведения записей можно в данном коротком видео:
В следующей статье расскажем правила выдачи трудовой книжки при увольнении.

Внешний вид, правила ведения

Перед тем как внести первые записи, книгу надо пронумеровать и опломбировать. Первый лист должен быть твердым, название предприятия вписывается строго как в нормативных документах. На последнем листе прописывается название данной организации, количество страниц, дата начала заполнения, ФИО и должность ответственного за данную книгу лица.

https://www.youtube.com/watch?v=BjY6cGKyZic

К книге учета книжек предъявляются определенные нормы ведения:

  • Обязателен грубый переплет и прошитые страницы. Это связано с тем, что обычно книга заполняется не один год, а после окончания хранится в архиве еще 75 лет.
  • Обязательна нумерация журнала, при этом можно как обозначать страницы, так и нумеровать листы.
  • Книга должна быть скреплена шнурком или суровой нитью, края шнурка приклеены.
  • Ставится пломба или специальная печать.
  • В журнале прописывается цифрой и прописью число имеющихся в ней листов.
  • Заверяется исключительно работодателем, несмотря на то, что записи будет заносить делопроизводитель или специалист по кадрам.

образец заполнения книги учета движения трудовых книжек в формате .doc (Word)

Как вносить исправления?

Книга учета трудовых книжек – документ строжайшей отчетности, поэтому недопустимы исправления букв, обведение их несколько раз, зачеркивание, замазывание корректором или стирание ластиком.Вырывать листы из журнала учёта строго запрещено.

В том случае, если сделана неверная запись и необходимо внести исправление, можно воспользоваться одним из данных способов:

  • Одной линией полностью зачеркнуть запись, рядом или ниже написать правильно, указать: «Исправленному верить», поставить подпись и ФИО того, кто внес изменения.
  • После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.

Никакие другие способы исправления не являются законными.

Как правильно прошить книгу?

Новую книгу следует прошить надлежащим образом:

  • Сделать 3 отверстия по центру полей книги шилом или дыроколом. При этом важно не попасть на слова, чтобы надписи можно было прочитать.
  • Прошивать следует шнурком, суровой нитью или обычными нитками за No10, сложенными в несколько раз. Сначала нитки продеваются в крайние два отверстия с задней стороны на титульный лист, затем оба конца продевают обратно к задней стороне через центральное отверстие. Завязывается прочный узел на обратной стороне книги, концы нужно ровно обрезать, оставив 5-7 см.
  • Концы приклеить к книге, сверху на них накладывается квадрат бумаги, на котором ставится печать и подпись ответственного сотрудника. Листок наклеивается на концы и на узел. Край печати должен захватить саму книгу.

Все эти меры помогут избежать нежелательного вмешательства в прошивку книги.

Как опломбировать?

Раньше такие журналы учета опломбировывали с помощью сургучной печати, но, как показала практика, она не всегда бывает надежна.

Наиболее надежны и удобны в применении пленочные пломбы. Они представляют собой пленку, которая наносится с обратной стороны на листок, приклеенный на шнурок.

Пломба должна захватить и листок, и концы шнурка, и часть обложки.Только после того как книга прошита и опломбирована, она готова к внесению в нее записей.За опломбирование и прошивку ответственность несет специалист по кадрам или делопроизводитель. В небольших организациях этим может заниматься бухгалтер или сам директор.В случае отсутствия пломбы на книге учета проверяющий сотрудник вправе выписать штраф руководителю предприятия.При окончании книги обязательно указывается дата закрытия. Неверно также заводить второй журнал книгу учета, если еще не закончился предыдущий.Как правильно пронумеровать, прошить, опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, можно посмотреть в данном видео:
Книга учета движения трудовых книжек – документ строгой отчетности, поэтому обязательно выполнение всех требований по заполнению, прошиванию и опломбированию. В случае отсутствия данного журнала или неправильного ведения руководитель обязан будет уплатить штраф при проведении проверки компетентными органами. Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://sovetadvokatov.ru/285-kniga-ucheta-dvizhenija-trudovyh-knizhek.html

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения

Оформление журнала учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф.

Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит.

Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме.

Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Стоимость

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

  1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  2. Число страниц.
  3. Использование ламинированной бумаги.
  4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Журнал учета движения трудовых книжек: ответственность

Оформление журнала учета трудовых книжек

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу

Когда осуществляется прием человека на работу, специалист отдела кадров забирает его трудовую книжку. Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись.

Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может. Кроме того, существуют установленные правила заполнения книги учета.

Об этом поговорим подробно в текущей статье.

Ответственность

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 – 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 – 50 000 руб.

Требования к внешнему виду Книги

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек.

Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине.

Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Журнал учета

Журнал учета книжек является сквозным, то есть он может вестись много лет. По окончании года нет необходимости заводить новую книгу. Законом установлены основные правила заполнения этого документа:

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа. Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.

Заполнение Книги учета

Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные:

Столбцы книги

  • первый столбец содержит порядковые номера всех поступивших в организацию документов
  • следующие три столбика включают информацию о дате приема сотрудников
  • в пятом столбце указывается: фамилия, имя и отчества полностью
  • шестая колонка обозначает серию и номер документа, принятого специалистом
  • седьмая графа включает в себя информацию о специальности работника. Также здесь обозначается категория и разряд, если они присутствуют
  • следующая колонка содержит полное наименование компании, в которую принимается человек
  • в девятом столбце обозначается номер приказа о приеме на предприятие
  • десятая колонка содержит подпись сотрудника ответственного за хранение документа. Она свидетельствует о принятии документа
  • следующая колонка обычно пустая. Заполняется она только, когда приобретается новая трудовая книжка. В ней обозначается сумма, которую заплатил человек за покупку документа
  • двенадцатая колонка содержит дату выдачи документа
  • подпись уволенного человека, свидетельствующая о получении книжки, ставится в тринадцатой колонке. Дата и подпись должны соответствовать дню увольнения человека. Иное может быть признано нарушением

Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем.

В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием. Соответственно строка 12 и 13 журнала будет содержать информацию об уведомлении, что поможет избежать ответственности.

Если работнику на предприятии оформлялся вкладыш, ему придется расписаться и за его получение отдельно.

Заверение руководством

В жизни встречаются ситуации, что уволенный работник просит отдать книжку родственнику, другу или коллеге. Следует понимать, что это возможно только при наличии соответствующей доверенности заверенной у нотариуса.

Без этого документа отдать трудовую книжку допускается в случае ухода из жизни работника. Но тогда родственник должен предоставить свидетельство о смерти и документацию, подтверждающую родственные связи.

В таком случае две последние колонки журнала должны содержать информацию: когда, кому и на каком основании был передан документ.

Писать в журнале допускается различными ручками. Возможный цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

Книга учета книжек обязательно должна быть заверена руководителем предприятия. Подпись ставится на оборотной стороне.

Для этого специально приклеивается прямоугольный листок с обозначением количества листков. Такой журнал ведется до тех пор, пока не закончится.

Когда заполнен последний листок, ставится подпись и дата ее окончания. После этого она передается в архив. Хранится журнал учета на протяжении 75 лет.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

  • Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
  • На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: “исправленному верить”. Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки. Подобные действия будут приравнены к нарушению.

Что делать, если раньше книга не велась

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения.

Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине.

При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В некоторых случаях людям временно необходимо забрать трудовую книжку у работодателя. К примеру, для оформления каких то документов. Раньше закон запрещал это делать.

Но начиная с 2015 года подобные действия стали возможны. Ответственный сотрудник в таком случае должен сделать отметку в колонке 12 о временной выдаче документа.

Когда работник вернет его, потребуется сделать новую запись, свидетельствующую о возобновлении хранения книжки.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek.html

Книга учета трудовых книжек в 2021 году

Оформление журнала учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

№ граф
1 графавносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.
2,3,4 графысодержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
5 графадолжна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
6 графавносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
7 графасодержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.
8 графасодержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
9 графаВносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
10 графасодержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
11 графаСумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
12 графаДата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора
13 графаследует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.