Отчетные документы по проживанию в командировке

Содержание

Отчетные документы для командировочных: оплата расходов на проживание в квартире посуточно или в гостинице

Отчетные документы по проживанию в командировке

Любое задание, касающееся работы, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. Особенно это актуально в отношении служебной командировки. Работник, отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, должен по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

В каких случаях возникает необходимость

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки.

4 основных вида и причины направления в командировки:

  • решение производственных задач по России или за рубежом,
  • поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы,
  • посещение сотрудником подразделения головного офиса организации,
  • обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).

В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.

Составление приказа

Распоряжение о направлении сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ.

Приказ составляется в трех экземплярах:

  1. Один экземпляр отдается в расчетную группу для начисления средней зарплаты работнику за период командировки.
  2. Второй — в бухгалтерию организации, занятую непосредственно расчетом командировочных расходов, для выдачи аванса.
  3. Еще один экземпляр остается у работника на руках. Надо предъявить его в месте командировки.

Приказ подписывается руководителем и самим работником, это подразумевает согласие на поездку. Необходимо его согласование с отделом кадров и некоторыми другими службами.

В документе оговаривается:

  • место направления,
  • цель и срок пребывания,
  • источник средств (в бюджете это имеет большое значение).

Срок командировки

Срок служебной командировки — это период, длящийся со дня выезда работника по день возвращения из нее. Это следует из абз. 2 п. 4 Положения о командировках. Определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Максимальный срок законом не установлен.

В связи с отменой командировочного удостоверения, срок нахождения в рабочей поездке определяется по проездным документам, предоставляемым работником.

День выезда считается по дате отправления:

  • поезда,
  • самолета,
  • автобуса или другого транспорта.

День возвращения — по дате прибытия в населенный пункт.

Продолжительность поездки необходимо определить до ее начала, чтобы рассчитать размер аванса, выдаваемого работнику, и учесть рабочее время командированного в табеле.

Авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней после возвращения сотруднику нужно предоставить авансовый отчет по расходам, понесенным в поездке, в бухгалтерию предприятия. Чтобы проблем с его составлением не было, лучше до отъезда ознакомиться с перечнем необходимых документов. Это можно сделать в бухгалтерии.

Примерный список расходов по командировке:

  • суточные (документальное подтверждение не требуется),
  • проезд (авиа и ж/д, автобусные билеты и т. д.),
  • проживание (кассовые чеки, квитанции, счета, договора найма и т. д).

Служебное задание отменено и для отчета не требуется.

Авансовый отчет заполняется по утвержденной форме АО-1 с двух сторон.

С обратной стороны заполняются расходы работника.

Оформление в табеле

На основании приказа на командированного работника заполняется табель учета рабочего времени.

Дни командировки отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается.

После подписания руководителем и работником отдела кадров, табель передается в бухгалтерию для начисления заработка.

За период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) ему сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о командировках).

Служебная записка

Отмена командировочных удостоверений в 2015 году создала некоторые проблемы с определением срока нахождения в служебной поездке. Некоторые предприятия для своего удобства продолжают его использовать.

При отсутствии проездных документов время нахождения в командировке определяется по документам на проживание. Не исключены случаи, когда и их предоставить невозможно.

Тогда может помочь служебная записка, составленная самим работником и заверенная принимающей стороной.

Перечень для бюджетной организации

Деятельность бюджетного учреждения ограничивается массой нормативов и требований.

Нормы расходов по командировкам бюджетной организации установлены Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г.

Ограничения касаются:

  1. Оплаты проживания (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки.
  2. Суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
  3. Проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Проезд до места командировки ограничен по категориям транспорта:

  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда,
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна, в каюте II категории речного судна, в каюте I категории судна паромной переправы,
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса,
  • автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Особенности оплаты проживания

Нормирование затрат по проживанию — одна из особенностей бюджетного учреждения.

Норма очень мала, она редко соответствует действующим ценам на жилье. В некоторых регионах за 550 рублей в сутки жилье снять невозможно.

Если командированный работник не уложился в норму, он может написать заявление на имя начальника об оплате услуги по факту. При наличии соответствующих документов и внебюджетных средств предприятия, ему возместят затраты.

Бюджетное предприятие, имеющее средства от коммерческой деятельности, может увеличить нормы командировочных расходов. Зафиксировать изменения необходимо коллективным договором или положением о командировках, которое должно быть в каждой организации.

Нюансы проживания

Затраты по найму жилья — одно из основных направлений расходов при командировке. После окончания рабочей поездки, сотрудник обязан предоставить отчетные бумаги за проживание. К ним стоит отнестись серьезно, бухгалтерия не может принять неправильно оформленные документы.

Подтверждающая документация для гостиницы

Наилучший и удобный вариант размещения в поездке — гостиница. Рекомендуется заранее подыскать варианты, забронировать номер.

Источник: https://domosite.ru/zakon/kakie-otchetnyie-dokumentyi-nuzhnyi-dlya-komandirovochnyih-avansovyiy-otchet-po-komandirovke

Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

Отчетные документы по проживанию в командировке

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи.

Варианты найма

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Чаще же командированному приходится самостоятельно подыскивать себе вариант временного жилища.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Образцы типового договора аренды комнаты в квартире и договора краткосрочного найма жилого помещения вы можете найти на нашем сайте.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Не стоит поддаваться на уговоры арендодателей и соглашаться на съем временного жилища без договора.
Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Но судьи предпочитают исследовать доказательства, а не руководствоваться умозрительными заключениями. Нет официальных подтверждений – нет расходов.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Наем у частного лица

Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды.

Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа.

Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.

Оплачивать наем квадратных метров лучше всего наличными под расписку владельца. Такой документ не только подтвердит расходы для бухгалтерии, но и будет принят в налоговой инспекции.

Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

8 (800) 302-76-94

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://pravovoy-standart.ru/gilishnoe-pr/nedvigimost/kvartira/arenda-kv/snimaty/v-komandirovke.html

Какие нужно предоставить отчетные документы для командировочных

Отчетные документы по проживанию в командировке

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

  • 1 Список документов
  • 2 «Командировочные документы»

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя.

Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места.

В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация.

Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса.

Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

  • на оплату проезда в транспортных средствах;
  • съем жилья;
  • любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
  • все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

  • приказ, разработанный для командировки. Представляет собой направление на командировку, оформленное, собственно, в виде приказа. Его образец унифицирован. Для таких бланков используется форма Т9 (один сотрудник) или Т9а (группа сотрудников). Образец его оформления есть в любой бухгалтерии;
  • авансовый отчет. Он оформляется по форме АО-1. По авансовому отчету работник по приезду вносит всю информацию касательно своих затрат. Согласно авансовому отчету считаются командировочные расходы. Этот документ служит подтверждающим фактом всех затрат, совершенных сотрудником за период служебной поездки. Человек должен представить авансовый отчет на протяжении 3-х суток спустя возвращения. В своей бухгалтерии можно попросить образец для правильного заполнения всех граф отчета;
  • командировочное удостоверение. Оно выдается на период поездки по делам организации и сдается сотрудником по возвращению из нее. Сдавать удостоверение необходимо одновременно с авансовым отчетом. Этим документом происходит подтверждение факта пребывания человека в служебной поездке. В нем должна содержаться печать и подпись той организации, в которой конкретный человек находился по служебным обязанностям. Образец оформления данного документа унифицирован и имеет форму Т-10.

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию.

При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке.

К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

  • служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
  • удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт.

По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу.

Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

  • все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
  • документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
  • распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид.

Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать.

Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором.

При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией.

Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

«Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.gosuslugi.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/rabota/otchetnye-dokumenty-dlya-komandirovochnyh-3050/

Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов

Отчетные документы по проживанию в командировке

Отчетные документы для командировочных: бланки и статьи расходов

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • На кого оформляют отчетные документы для командировочных
  • Как отчитаться за расходы на проживание в командировке
  • Какие документы подтверждают расходы на проезд
  • Какие расходы возмещаются при командировке за границу

Отправляя своих сотрудников в командировку, предприятие берет на себя расходы, основная часть которых приходится на проезд к месту назначения и проживание в гостинице.

Для того чтобы бухгалтерия компенсировала затраты, работник обязан предъявить отчетные документы, которые подтверждают факт платежей. К таковым относятся кассовые чеки, корешки приходно-кассовых ордеров.

Налоговая инспекция предъявляет определенные требования к тому, как именно должны быть оформлены отчетные документы для командировочных. В этом вопросе разберемся далее.

Когда оформлять отчетные документы для командировочных

На большинстве предприятий возникает производственная необходимость, чтобы кто-то из специалистов выезжал в командировку в другие регионы для решения различных вопросов бизнеса. В соответствии с Трудовым кодексом РФ отправить в командировку можно не любого специалиста, существуют некоторые ограничения.

В частности, нельзя послать в командировку следующие категории работников:

  • Сотрудники, с которыми заключен ученический договор. Нельзя отправить такого работника в командировку во время учебного процесса. Выезд по поручению руководства возможен только в тот период, когда занятия не проводятся (ст. 203);
  • беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
  • несовершеннолетние лица (до 18 лет), исключение составляют люди творческих занятий: спортсмены, артисты или журналисты (ст. 268);
  • женщины, имеющие маленьких детей, могут быть отправлены в командировку только в том случае, если они в письменной форме выразят свое согласие и у них не будет медицинских противопоказаний. Наниматель обязан проинформировать сотрудницу о том, что она имеет право отказаться от командировки;
  • мать, отец или опекун, который в одиночку воспитывает ребенка моложе 5 лет (ст. 264 Трудового кодекса РФ);
  • родители, имеющие ребенка-инвалида;
  • сотрудники, на попечении которых находятся больные родственники, при наличии подтверждающих медицинских документов (ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Предприятие имеет право официально отправить в командировку специалиста, с которым заключен трудовой договор.

Но в практике часто бывает так, что руководство посылает в другой регион по служебной надобности:

  • сотрудника, отношения с которым оформлены гражданско-правовым договором;
  • специалистов, официально работающих в компании-партнере и не имеющих трудовых отношений с командирующей организацией.

В указанных выше случаях предприятие не имеет законных оснований на оформление командировочных документов. Но это не значит, что такие расходы не подлежат возмещению.

Командирующее предприятие должно иметь свой регламент, в соответствии с которым компенсируются затраты, при этом обязательным условием является наличие взаимосвязи между производственной необходимостью и командированием стороннего специалиста.

Некоторое время назад отчетные документы для командировочных состояли из служебного задания, командировочного удостоверения и отчета по итогам работы. В настоящее время этот пакет расширен, теперь в него входят следующие бумаги:

  • Приказ руководства, в котором содержится задание о выезде специалиста в командировку и описаны ее цели.
  • Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, где каждая статья расхода подтверждается соответствующими документами.
  • Табель рабочего времени, в котором отмечаются все дни, проведенные специалистом в командировке. За этот период начисляется средний заработок.
  • Служебная записка. Она прикладывается к отчетным документам для командировочных в том случае, если специалист совершал поездку на своем личном автомобиле.

Разберем более подробно, как сделать отчетные документы для командировочных, каковы возможные последствия неправильного их оформления.

Необходимые документы для командировочных

  1. Как составляется командировочный приказ
  2. Издание приказа о командировке регламентируется Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. Каждая организация имеет свою форму приказа, разработанную в соответствии с собственными нуждами. В документе обязательно содержится следующая информация: Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и возвращения.

    Приказ должен быть утвержден руководителем предприятия, зарегистрирован в соответствующем журнале. Командируемый специалист знакомится с документом до начала поездки.

  3. Авансовый отчет
  4. Часть средств, необходимых на командировку, сотруднику выдается заранее в виде аванса. Эти деньги нужны для покупки проездных билетов и бронирования номера в гостинице. По окончании поездки сотрудник заполняет авансовый отчет, в котором перечисляет все понесенные командировочные расходы, подтверждая их соответствующими чеками.

    Этот отчетный документ сдается в бухгалтерию не позднее трех дней после даты возвращения к основному месту работы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером на предмет адекватности и подлинности записанной информации и предоставленных документов. При отсутствии замечаний и нарушений работнику компенсируются командировочные затраты с учетом выданного ранее аванса.

  5. Как оформляется командировка в табеле
  6. Несмотря на то что командированный сотрудник какое-то время отсутствует на своем рабочем месте, в табеле эти дни должны быть записаны соответствующим образом. Во все дни командировки в клетках табеля проставляется буква «K», причем рабочие часы записывать необязательно.

    Если командировка выпадает на выходные или праздничные дни, в которые сотрудник фактически тоже работает, в табеле проставляются буквы «К-В», оплата за эти дни в соответствии с законодательством начисляется двойная. Занятость специалиста при этом должна быть согласована с руководством предприятия.

  7. Как оформить служебную записку
  8. Часто бывает, что удобнее поехать в командировку на личном автомобиле. Естественно, что в этом случае нет необходимости оформлять проездные билеты. По возвращении сотрудник прикладывает к отчетным документам для командировочных служебную записку, в которой отражает даты отъезда и возвращения.

Расходы на топливо и парковку для личного автотранспорта во время поездки относятся к категории служебных командировочных и компенсируются предприятием.

Необходимо понимать, что служебная записка является только дополнением к остальному пакету отчетных документов для командировочных. Засчитать расходы по поездке только на основании одной служебной записки невозможно.

Этот отчетный документ составляется в произвольной форме, в нем обязательно должна быть отражена следующая информация: название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата, подпись командированного.

«Признаки фирм-однодневок: как распознать мошенников» Подробнее

Бывает и так, что при необходимости срочной поездки в другой регион невозможно приобрести билеты на общественный транспорт, тогда специалист вынужден воспользоваться попутным автомобилем или ему выделяется служебная машина. В этом случае точно так же оформляется служебная записка как обоснование понесенных расходов.

Зачем отчитываться за командировочные расходы

В соответствии со ст. 171 Налогового кодекса РФ командировочные затраты учитываются при формировании базы налогообложения.

Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо правильно оформить отчетные документы для командировочных и подтвердить их соответствующими чеками.

Кроме того, командировочные расходы должны носить производственный характер и быть непосредственно связаны с основной деятельностью предприятия, направленной на извлечение прибыли. Это положение регламентируется гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ.

Источник: http://kbdp.ru/news/otchetnye-dokumenty-dlya-komandirovochnykh/

Какие отчетные документы должны представлять командировочные за проживание в гостинице и другие расходы, как оформляется командировка в организации

Отчетные документы по проживанию в командировке

Служебные поездки от организаций – это неотъемлемая часть любой трудовой деятельности. Они могут иметь различные цели: заключение соглашений, приобретение необходимых товаров, реализация продукции, обучение и многое другое. Однако любая командировка не обходится без документального оформления и обязательного учета.

Понятие командировки

Определение понятия «командировка» раскрыто в статье 166 ТК РФ и пункта 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Служебная командировка – это перемещение сотрудника по приказу работодателя на оговоренный период для выполнения служебного поручения вне места постоянного трудоустройства.

При оформлении работника в командировку ему выплачивается определенный доход, который зависит от средней заработной платы, а также осуществляется компенсация всех расходов в период поездки (при этом сотрудник должен документально подтвердить расходы, предоставив, например документы от гостиницы для отчетности).

Сотрудник, который был направлен в командировку, имеет следующие гарантии, установленные ТК РФ:

  • сохранение места работы и закрепленной должности;
  • сохранение средней зарплаты во время осуществления выезда;
  • компенсация расходов во время командировки.

Необходимые документы

При направлении работника в служебную командировку требуется оформить пакет документов.

  1. Служебное задание (направление в командировку).
  2. Служебная записка (при использовании автомобиля для передвижения).
  3. Приказ (в нем указывается: место направления, цель командировки, период выезда, источник финансирования, оформляется в форме Т9 и Т9а)
  4. Авансовый отчет (подтверждает расходы в период командировки, оформляется в форме АО-1)
  5. Табель учета рабочего времени (для учета отработанных дней, праздничные и выходные дни обычно оплачиваются в двойном размере).
  6. Командировочное удостоверение (при направлении в командировку по России и странам СНГ, оформляется в форме Т-10).

Командировочный приказ

Командировочный приказ оформляется работодателем и регистрируется в журнале. На каждом предприятии существует своя утвержденная форма данного документа. В нем указывается следующая информация:

  • ФИО сотрудника, которого направляют в командировку;
  • цель поездки;
  • место назначения;
  • дата выезда;
  • продолжительность пребывания в месте назначения.

После заполнения командировочного приказа, он передается непосредственно исполнителю поездки.

Авансовый отчет

После прибытия из командировки сотрудник должен представить составленный собственноручно отчет о потраченных средствах (в единичном экземпляре). С данной целью заполняется авансовый отчет, к которому прилагаются чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и иных возможных расходов. Данный документ должен быть представлен сотрудником в течение трех дней с момента возвращения.

В документе указывается следующая информация:

  • размер изначально выданного аванса;
  • номер документа;
  • дата выдачи средств;
  • лицо, которому выдан аванс (ФИО и должность);
  • сумма потраченных средств;
  • размер остатка (при наличии);
  • прилагающиеся документы, подтверждающие факт расходов.

Стоит отметить о важности правильного заполнения документации. В случае если авансовый отчет будет оформлен ненадлежащим образом, по нему нельзя будет произвести возмещение затрат, а также его нельзя использовать при сборе налоговой документации.

Расходы

Возмещение расходов сотрудника устанавливается трудовым законодательство РФ. В расходы, которые организация обязана компенсировать, входят:

  • оплата проезда в любом транспортном средстве;
  • съем жилья, гостиницы;
  • суточные (все виды дополнительных расходов, связанные с проживанием вне места постоянной работы);
  • все расходы, осуществленные с разрешения начальства.

Подтверждающие документы

Обратите внимание

Если вам предстоит командировка заграницу, стоит заранее побеспокоиться об оформлении загранпаспорта. Какие для этого понадобятся документы, мы расскажем в этой статье

Поскольку по Трудовому кодексу РФ возмещение расходов во время командировки производится только при наличии подтверждающих документов, сотрудник обязан предоставить отчетную документацию.

Отчетные документы для командировочных делятся на две основные категории: подтверждающая проезд и подтверждающая проживание сотрудника. К первой из них относятся проездные билеты и посадочные талоны.

Для подтверждения осуществления расходов второго типа следует предоставить:

  • чеки на проживание в гостинице;
  • кассовый счет за продукты питания и иных необходимых товаров;
  • счет-фактура;
  • договор аренды;
  • квитанция об оказании различных услуг.

В случае если сотрудник во время командировки проживал у частного лица (съем квартиры или комнаты), ему необходимо предоставить договор найма жилья.

Об особенностях оформления командировки смотрите видеосюжет:

Размер суточных

Оплата суточных может осуществлять по следующим документам:

  • командировочное удостоверение;
  • локальные акты организации;
  • коллективный договор.

При этом документальное подтверждение от сотрудника не требуется.

Сумма выплат неограниченная, она определяется работодателем. На законодательном уровне размер суточных достигает 700 рублей по России и 2500 в случаях командирования за границу. Данные выплаты не облагаются НДФЛ. В случае выплат компенсации в размере, превышающей установленную, они могут облагаться налогами.

Стоит отдельно отметить, что в случае возможности ежедневно возвращаться в место постоянного проживания, суточные не полагаются.

В поездках по делам организации нередко возникает необходимость в дополнительных расходах, которые тоже впоследствии компенсируются. К ним относятся:

  • деловые звонки (по вопросам организации);
  • оплата страховки на время пребывания;
  • обмен валюты;
  • проезд на общественном транспорте;
  • провоз багажа или груза.

Данные расходы также должны подтверждаться документально. Для возмещения расходов сотрудник может предоставить чеки, билеты и другие отчетные документы по командировке.

Источник: https://whatdocs.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.