Отправить письмо от юр лица почтой россии

Как отправить письмо по Почте России

Отправить письмо от юр лица почтой россии

Сеть Интернет не в состоянии вытеснить из привычной жизни традиционные способы пересылки документов и корреспонденции. Несмотря на повсеместное внедрение электронной почты, часто требуется отправить свое письмо по Почте России.

Такими ситуациями являются, например, официальные уведомления налоговых органов, пересылка документов для подачи искового заявления в суд и др.

Существуют определенные нюансы при отправке писем с использованием государственного сервиса «Почта России».

Какой способ отправки письма Почтой России лучше выбрать

Почта России предлагает всего два типа отправлений, которые классифицируются как письмо. Разделение основано на присвоении отправлению номера отслеживания:

  • простое письмо. Это отправление нельзя отслеживать на официальном интернет-сайте почты, отправлению не присваивается трекинг-номер, и оно не попадает в базу. Кроме этого, для таких писем нельзя сделать регистрацию описи вложения, а также страхование содержимого от потери. Эти отправления можно отправить самостоятельно, просто нанеся данные на конверт и бросив в почтовый ящик около почтового отделения;
  • заказное письмо. Это более продвинутая версия отправления, которое, во-первых, можно отследить на официальном сайте, а, во-вторых, для него предусмотрен ряд дополнительных услуг по страхованию и регистрации. Такие письма отправляются только со стойки из отделения Почты России.

Заказные письма предусматривают целый перечень дополнительных услуг, которые призваны сократить время доставки, обеспечить сохранность и получить точную информацию о доставке адресату лично в руки. Это такие услуги (список):

  • уведомление о вручении. Эта опция предполагает, что адресат, которому предназначено отправление, получит его под индивидуальную подпись. Такой факт считается юридически значимым;
  • опись вложения. Данная услуга тоже помогает в юридической практике, когда, по сути, Почта России выступает, фактически, свидетелем того, что содержится в отправлении. Для этого составляется перечень, и он нотариально заверяется;
  • объявленная ценность. Такую услугу предлагают в качестве страхования пересылаемого вложения. Если отправление будет утеряно, то отправитель получит сумму, эквивалентную заявленной при отправке ценных вещей;
  • наложенный платеж. Это очень полезная вещь, когда пересылаемое вложение является товаром. В таком случае отправитель назначает сумму, которую адресат должен уплатить при получении. После оплаты денежные средства адресат забирает в почтовом отделении.

Выбор способа отправки напрямую зависит от целей, которые преследует адресат.

Если письмо не содержит срочной и важной информации, то достаточно будет отправить простым письмом, чтобы не переплачивать за дополнительные услуги. Если требуется ускорение сроков, то лучше взять заказной тип.

Дополнительные услуги также подбираются исходя из содержимого отправления (например, будет весьма полезно застраховать документы, которые пересылаются).

Необходимые данные для отправки письма

Чтобы отправить письмо, необходимо заполнить почтовую форму, которая обычно печатается на конверте. Не рекомендуется покупать конверты без пропечатанной формы, поскольку это может вызвать ошибки при пересылке и обработке почтовыми службами. Итак, на конверт помещаются данные, куда отправлять:

  • в верхний левый угол конверта помещается информация об отправителе – иными словами, о том, кто отправляет письмо. Здесь необходимо разборчивым почерком написать имя и фамилию отправителя (желательно также указать отчество), указать адрес, куда вернется отправление, в случае невозможности доставки, а также индекс отправителя;

Важно! Индекс следует вписывать разборчиво, так, чтобы не возникало сомнений при его прочтении.

  • в нижний правый угол конверта помещают информацию об адресате – лице, которое получит данное отправление. Также заполняется полное имя, фамилия и отчество (в случае с организацией – ее полное название) и адрес доставки (область, населенный пункт, дом, квартира, а/я). Важно также разборчиво указать индекс;
  • в левом нижнем углу в специальное поле вписывается индекс адресата. Делается это по предложенному трафарету, начертание цифр строго такое, как указано в образце на конверте.

В правый верхний угол также помещается марка – свидетельство об оплате почтового отправления. Иногда этого делать не нужно, когда марка уже пропечатана на самом конверте.

Как отправить письмо в другой город

В первую очередь необходимо узнать точную информацию об адресате – потребуется полное ФИО, адрес, куда надо будет отправлять письмо, а также индекс почтового отделения, которое обслуживает. Кроме этого, необходимо уточнить, есть ли какие-то нюансы в адресе – строение, корпус, абонентский ящик – это важно для быстрой доставки почтовой службой.

ЧИТАТЬ  Как следует правильно упаковать посылку для отправки почтой

Чтобы отправить письмо в другой город, следует купить простой конверт и заполнить все графы формы (которая напечатана на нем) по образцу.

После этого необходимо посчитать стоимость отправки и купить марки на рассчитанную или большую сумму и приклеить ее на конверт.

Затем письмо необходимо поместить в почтовый ящик (для простого типа) или передать оператору (для заказного типа).

Отправка письма за границу

Для того чтобы отправлять письмо за границу, не требуется соблюдать никаких специальных стандартов к форме отправления, однако, имеются нюансы, касающиеся написания адреса получателя.

Так, согласно требованиям Почты России, его требуется правильно писать, используя латинские буквы и арабские цифры. Разрешается продублировать информацию по адресу доставки на том языке, который официально используется в стране назначения.

Адрес отправителя разрешается продублировать на русском языке.

Как отправить письмо юридическим лицом

При работе с корреспонденцией, предназначенной для юридического лица, надо помнить о правовой стороне вопроса, а именно о возможной необходимости подтверждения факта доставки письма адресату. Для этого обязательно надо посылать заказное письмо первого класса с уведомлением о вручении. Чтобы выполнить отправку, действуем по шагам:

  • необходимо приобрести конверт, который по своему размеру вмещает пересылаемые документы;
  • в почтовом отделении затребуйте у сотрудника бланк уведомления о вручении (внутренний формат Почты России – ф.119), заполните все пустые графы;
  • передайте упакованное отправление и заполненный бланк сотруднику, дополнительно сказав, что требуется отправление заказного письма первого класса.

После этого необходимо дождаться от оператора информации об отслеживании и квитанции, подтверждающей услугу «Уведомление о вручении». Кроме этого, помните, что в качестве адреса для юридической организации обязательно указывается место (город) его государственной регистрации (в соответствии с п. 2 ст. 54 ГК РФ).

ЧИТАТЬ  Порядок получения посылок без паспорта на Почте России

Сроки и стоимость доставки

Сервисы Почты России гарантируют следующую стоимость и сроки для разных видов доставки писем:

  • обычная доставка: срок доставки – до 9 дней, стоимость – от 22 рублей (за 20 г);
  • ускоренная доставка: срок доставки – 6-8 дней, стоимость – от 75 рублей (за 1-2 листа А4);
  • курьерская доставка: срок доставки – 1-2 дня, стоимость – от 730 рублей.

Если письмо отправляется в статусе «заказное», то его стоимость начинается от 50 рублей за 20 г веса.

Преимущества почтового калькулятора

При планировании отправки письма удобно воспользоваться калькулятором на сайте Почты России. Это имеет ряд преимуществ:

  • можно сравнить стоимость отправки одного и того же отправления различными способами (простым, заказным отправлением);
  • можно сразу же узнать сроки доставки до желаемого населенного пункта;
  • можно добавить дополнительные услуги и сразу же узнать, как изменится стоимость.

Кроме этого, можно сразу же произвести расчет в зависимости от веса почтового отправления.

Полезные советы

Если требуется отправить письмо максимально быстро, то можно воспользоваться новой услугой Почты России «EMS-письмо». При этом курьер максимально быстро доставит отправление для адресата и вручит ему лично в руки. Существенным минусом является стоимость такой услуги, которая составляет от 700 рублей.

Таким образом, отправка писем с помощью государственного сервиса Почта России – это простая операция. Следует помнить о нюансах, касающихся написания адреса, при отправке писем на юридический адрес и за рубеж. Также будет удобно использовать почтовый онлайн-калькулятор для расчета стоимости отправления.

Источник: https://oposylkah.com/pochta-rossii/otpravit-pismo.html

Простая Почта России для юридических лиц. Часть 1

Отправить письмо от юр лица почтой россии

Или немного о том, почему бюджетным организациям так просто рассылать тонны писем о задолженности в 1 копейку. Или о том, как просто заспамить ваш почтовый ящик рекламными письмами. Или почему Почта России может значительно упростить жизнь организациям. Да, это не шутка. И не реклама Почты, проблемы все равно есть, но их намного проще решать именно для организаций.

Первое, что вам необходимо – заключить договор с вашим местным отделением почтовой связи. Приходите на главпочтамт, спрашиваете, где находится человек, отвечающий за работу с юридическими лицами, приходите к нему. Он на электронную почту вам вышлет договор + пять дополнительных соглашений к нему.

Договор типовой для всех, в дополнительном соглашении вы выберете необходимые для вас «опции» договора – международные отправки, бокс-сервис, курьер, который приходит в офис и забирает письма на отправку, предпочтовая подготовка.

После заключения договора вам назначают личного менеджера, который теперь решает все ваши вопросы к Почте России.

Оплата услуг производится авансовым способом – нет денег на счетах – вам ничего не отправят. Все логично и просто.

С заключением договора вам создают два счета – счет, с которого списываются деньги за дополнительные услуги и счет специальной машины – франкировальный счет (этот счет создается при условии, что способом оплаты вы выбрали не марки, а безналичный расчет – вместо марки ваши письма будут прокатывать в специальной машине, ставя печать). Учет потраченных средств лучше вести самостоятельно – если кому то будет интересно, распишу проблемы, которые могут возникать с бухгалтерией почты.

В договоре фигурирует такое слово, как партионная почта. Это и будет ваш способ подготовки писем – составление списков ф103 на простые и регистрируемые почтовые отправления. Список составляется на партию писем – отсюда и партионная.

После заключения договора вам дадут доступ к сервису Отправка Почта России. Раньше письма отправлялись через программу Партионная почта, она была кривая и неудобная, сейчас они оформили все в приличный личный кабинет с очень простым интерфейсом и высокой работоспособностью.

Почему высокой, а не идеальной – у них бывают глюки, но в последнее время не часто. Обновления у них каждую неделю, каждый раз они честно добавляют что-то, чтобы упростить вам жизнь. Именно разработчики и поддержка этого сервиса – молодцы.

Они сэкономили нам очень много времени, да и не только нам.

У нас в организации устроено так – письма отправляю я и отдел кадров. Я отправляю все письма, которые не относятся к отделу кадров – судебные, счета, предложения, претензии. Отдел кадров отправляет трудовые книжки, приказы об увольнении, ответы на запросы сотрудников и разнообразных служб.

Соответственно мы отправляем все виды писем – простые, заказные и бандероли. Стоимость отправки зависит от веса и типа письма – простые самые дешевые, зависит от веса и адреса, заказные – 60 рублей за письмо весом до 20 грамм. Дальше оплата за каждые 10 грамм веса – примерно 3-5 рублей.

Ценное письмо обходится в 132,04, но, это цена только за отправку. Сразу же включайте сюда еще 60 рублей – дополнительная услуга по проверке описи вложения. Соответственно, ценное письмо вам обойдется в 192,24 с НДС. Уведомление – тоже дополнительная услуга, стоимость простого (неотслеживаемого) уведомления – 27,50 с НДС.

Есть заказные уведомления, с номером ШПИ (трек-номер по простому), их вы можете отследить в пути через сайт Почты России.

Кроме писем через личный кабинет вы можете отправлять посылки. Система точно такая же, как и с письмами, просто тип отправления другой. Можно отправлять письма 1 класса, есть такая функция.

В личном кабинете можно прописать стандартные параметры для каждого типа отправления – какой тип конверта будет указан по умолчанию, как пример. Например, заказные письма вы отправляете в конверте типа DL, а простые – в конверте типа C5. Можно указать способ оплаты услуг по умолчанию – марки или франкировка. Правильные настройки значительно упростят вам жизнь.

Изначально у вас будет одна учетная запись – администратор, он может по своему желанию расшарить доступ к личному кабинету нужным людям.

Вводите имейл человека, которому хотите отправить приглашение – он принимает и становится пользователем с ограниченными функциями.

Администратор настроит ему ОПС отправки, телефон и имейл, на который будут приходить уведомления. Сам он поменять этого не может.

Теперь приступаем к самому основному – соответственно, отправке писем. Здесь у нас есть два способа ввода – вручную или их XLS файла.

Ввод вручную – если у вас нет какой то базы, по которой отправляются письма. Наш отдел кадров выгружает такую информацию из 1С и загружает письма через файл, я чаще забиваю вручную, кроме простых писем.

Мне так быстрее и проще, так как обычно у меня не самые большие объемы отправок.

Выбираем тип письма. Сегодня у меня на отправку будут три заказных письма и одна заказная бандероль. Бандеролью считаются письма, вес которых превышает 100 грамм. Если вы отправляете письма в суды, это будет самый частый тип отправления, скорее всего. Стоимость заказной бандероли 84 рубля за 100 грамм, потом цена увеличивается за каждые 10 грамм веса.

Помним – уведомление – дополнительная услуга. Уведомление необходимо для подтверждения факта получения.

Информация с сайта Почты по отслеживанию обновляется не всегда вовремя, так что если вы отправляете что-то, получение чего получателем вам необходимо отразить, прилепите уведомление за 27,50.

Кстати, личный кабинет заполнит их за вас – вам осталось только напечатать, разрезать и приклеить. Это если вы печатаете на листе А4 сразу 4 уведомления. Я человек ленивый, мне проще печатать сразу на готовых бланках уведомлений с самоклеящейся лентой.

Источник: https://pikabu.ru/story/prostaya_pochta_rossii_dlya_yuridicheskikh_lits_chast_1_6754714

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.