Отправляем директора в командировку

Содержание

Как оформить командировку генерального директора компании – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Отправляем директора в командировку

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы.

Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками.

Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.

Оформление командировки генерального директора: необходимые документы

При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:

  • Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
  • Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
  • Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
  • Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает приказ на командировку директора

Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений. Чаще всего это сам директор.

Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

Возложение обязанностей

Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора.

Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер.

Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.

Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.

Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.

Командировка учредителя

Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.

Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.

Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.

  • Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.

Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.

  • Заключить гражданско-правовой договор.

Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.

Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.

Что ещё почитать по теме:

  • Оплата труда в командировке
  • Как рассчитать суточные

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/kak-oformit-komandirovku-generalnogo-direktora-kompanii/

Приказ о командировке директора: пример, цели, правила оформления, образец

Отправляем директора в командировку

Руководитель выезжает за пределы населенного пункта для контроля деятельности удаленных от главного офиса филиалов и решения производственных вопросов.

Основания для командировки руководителя

В Постановлении Правительства Российской Федерации № 749 отмечается, что основная цель деловых поездок начальника – развитие возглавляемого им предприятия. Согласно законодательству, командировка директора должна быть правильно оформлена и соответствовать поставленным задачам.

На период работы в отъезде начальнику компенсируют все расходы, сохраняют должность и оклад.

Выполнение служебных обязанностей вдали от предприятия запрещено по закону следующим категориям лиц:

  • родителям и опекунам нетрудоспособных и несовершеннолетних детей, инвалидов;
  • беременным женщинам.

Работники, воспитывающие детей до трех лет, отправляются в служебную поездку, только выразив согласие на это.

Пример цели командировки

Перед выездом для выполнения служебных поручений перед руководителем ставятся конкретные задания. Пример цели командировки директора:

  • проверка качества работы удаленных филиалов;
  • открытие новых филиалов компании на территории страны и за ее пределами, контроль процесса открытия;
  • деловые и дружеские встречи с партнерами для развития компании.

Эти задачи указывают в уставных документах фирмы, но они могут меняться, поэтому цель конкретной поездки указывается в командировочных документах.

Как оформить директора в командировку

Перед началом поездки ее документально оформляют согласно действующему законодательству.

Составляются:

  • приказ о командировке директора (он может составить его сам на себя);
  • авансовый отчет;
  • приказ о назначении заместителя, с его согласия;
  • перечень рабочих задач, которые выполнит директор в командировке;
  • командировочное удостоверение (выдается, если поездка длится больше суток, содержит данные сотрудника, цель перемещения, отметки о времени приезда и отъезда).

По возвращении в течение 3 дней начальник передает в бухгалтерию выданное ему удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие все денежные расходы.

ВАЖНО! Рабочая поездка в выходные дни оплачивается в двойном размере.

Образец приказа

Бланк документа можно скачать по ссылке.

Он соответствует ранее утвержденной форме Т-9, в нем обязательно указывается:

  • в «шапке» – наименование работодателя;
  • номер выдаваемого документа и дата составления;
  • данные сотрудника, на которого выписывается приказ (занимаемая должность, табельный номер);
  • место назначения (город, страна, предприятие);
  • срок деловой поездки;
  • причина командировки;
  • кто оплачивает расходы;
  • основание для издания распоряжения (служебное задание).

ВНИМАНИЕ! На документе обязательно ставится печать организации и подпись.

Приказ хранится в архиве от 5 до 75 лет, в зависимости от длительности поездки.

Кто подписывает приказ

В уставную документацию вносятся лица, которые вправе заполнять и ставить подпись на распоряжениях о командировании. В некоторых фирмах этим занимается главный бухгалтер или заместитель директора. Чаще всего это делает сам руководитель, даже в случае отправки в поездку самого себя. Подпись дополняется текущей датой.

Как передать полномочия на время командировки

В период командировки руководителя выполнять его функции остается назначенный на это время сотрудник (с его согласия). Организация в таком случае работает в прежнем режиме.

Согласно ст. 185 ГК РФ, на период отсутствия руководителя оформляется приказ о назначении подчиненного, который будет выполнять его функции. В нем обязательно фиксируется объем закрепленной за ним работы.

ВНИМАНИЕ! За выполнение обязанностей директора законом предусматривается доплата к основному окладу.

Кроме того, в приказ вносится:

  • продолжительность выполнения функций руководителя;
  • причины замещения;
  • размер доплаты.

Составляется доверенность на право ведения дел и переговоров. Максимальный срок действия такого документа – до 3 лет. При необходимости директор указывает меньший период.

В банк, который обслуживает юридическое лицо, подается карточка с образцом подписи сотрудника, временно исполняющего обязанности руководителя. Это легализует его право подписывать финансовые бумаги.

Образец приказа о возложении обязанностей:

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/prikaz-o-komandirovke-direktora

Как оформить приказ командировки директору

Отправляем директора в командировку
Современные предприятия работают на высоком уровне, и для достижения своих целей время от времени не только работникам, но и генеральным директорам предстоят краткосрочные или долгосрочные командировки по производственным делам.

Откомандирование управляющего лица фирмы зачастую считается необходимой составляющей трудового процесса.

В этом случае появляется проблема, как и кем формируется надлежащая документация. Законодательство учитывает то, что формирование требуемых актов исполняется по обычной процедуре.

В таком случае, не имеется принципиальных различий в командировании обыкновенного работника либо управляющего.

Нужен ли приказ на командировку на директора?

Приказ о направлении директора в командировку функционируют те же ограничения, что и для рядовых сотрудников. Отнюдь не допускается отсылать в должностную поездку.

  • женщину в положении, даже по ее согласию;
  • опекуна, у которого на иждивении находятся дети дошкольники или инвалиды.

Как оформить приказ о командировке директора?

Для оформления приказа о направлении персоны в должностную поездку применяется унифицированная модель документа No Т-9. А в случае,  если направить в командировку необходимо нескольких человек, применяется ее другой тип — No Т-9а.

Приказ о возложении обязанностей директора на время командировки.

В приказе обязаны находиться все без исключения приведенные ранее пункты, о назначении директора на время командировки, иначе он просто будет недействительным. По каждому из них необходимо показывать полные сведения с соблюдением всех правил и норм заполнения.

Весьма немаловажно уделить внимание и расчетной части. Главный бухгалтер обязан при оформлении поездки соблюдать все законные требования и аспекты, чтобы при проверочном контроле не возникали задачи касательно  оформления командировочных затрат и служебных документов.

Приказ на командировку на директора кто подписывает?

Приказ директора на самого себя в командировку. В приказе непременно должны быть предусмотрены следующие данные:

  • Наименование компании.
  • Структурный отдел фирмы.
  • Код учреждения.
  • Номер в табеле.
  • Фамилия, имя, отчество откомандированного.
  • Кодировка формы согласно ОКУД.
  • Должность специалиста.
  • Место направления.
  • Период и дата поездки.
  • Задачи командировки и ее основание.
  • Основа для финансирования.
  • Роспись руководителя.
  • Сроки вхождения в силу.
  • Госномер документа.
  • Подпись генерального директора, ознакомившегося со всеми положениями приказа.

Форма приказа на командировку директора.

Название компании указывается во всей без исключения официальной документации фирмы, в том числе, приказ на генерального директора на командировку. Наименование целиком отвечает показанному в учредительных бумагах. При обстоятельстве, если предприятию присвоено добавочное сокращенное название, то сначала указывается полное имя, а уже потом, в скобках, короткое.

Сокращение ОКУД расшифровывается равно как «общероссийский классификатор управленческой документации».

Когда обозначение важного документа находится в данном классификаторе и  непосредственно акт составлен в унифицированной форме, кодовые цифры следует проставлять.

Сегодня во многих ситуациях для формирования указов применяются положения, какие легко отыскать в электронных ссылочных концепциях.

Кодировка организации  указывается в соответствии  общероссийскому классификатору компаний и учреждений и содержит 8 символов.

Образец приказа о направлении директора в командировку.

ФИО полностью. Так как в командировку посылается генеральный директор, являющийся работником фирмы, нет необходимости сравнивать фамилию и инициалы с утвержденным юридически важным документом, утверждающим личность работника. Основным моментом при оформлении данного пункта является обязательное указание данных в винительном падеже.

Табельный номер дается каждому, кто устраивается на работу. Об этом реквизите также не стоит забывать при составлении документации.

Указание структурного подразделения в приказе оформляется в случае, если специалист был в него принят. В другом варианте данный пункт просто отсутствует.

Абсолютный заголовок должности, специальности и квалификации проставляется в отсутствии сокращений.

Пункт обозначения места предназначения обозначается в соответствии оформленному прежде должностному заданию.  В случае если директор посылается в командировку за рубеж, в документах указывается страна. Если командировка проходит по месту, то такая необходимость отпадает. Касательно города в приказе указывается его административно-территориальная особенность.

При указании сроков, дат и причины поездки нужно пользоваться позициями ранее оформленного служебного задания.

Цель покидания рабочего места обязана быть сформулирована основательно и детально,без применения оборотов, которые могут быть истолкованы ошибочно, а это может привести к плохим последствиям.

Денежные затраты, какие исполняет работник, возмещаются ему до командировки либо уже после неё. Во время заполнения необходимо четко установить, кто именно непосредственно возместит рабочему его расходы, и выбрать подходящий тип.

При отсутствии подписи приказ теряет юридическую силу. Кроме нее, еще и должна быть написана расшифровка и должность человека, который ее поставил.

Дата приказа совпадает с числом подписания этого документа управляющим лицом. Она указывается в следующей последовательности: день – месяц – год, и только в цифровом выражении.

Номер указа проставляется после его регистрации в особенной форме. Период хранения этой модели No Т-9 составляет пять лет. Дата продлевается в случае иностранной командировки.

Работник в неизбежном порядке подтверждает обстоятельство ознакомления с приказом собственной подписью.

Все интересные статьи на сайте https://zdorovy-obraz.ru/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a667d487ddde8c82aa165ce/kak-oformit-prikaz-komandirovki-direktoru-5c061d00f8fa3403d78ead28

Как оформить директору командировку

Отправляем директора в командировку

Командировка представляет собой поездку сотрудника компании вне постоянного места работы для выполнения служебных обязанностей. В актуальных законодательных нормах минимального или максимального срока для деловой поездки не установлено, соответственно, она может длиться как половину дня, так и несколько месяцев.

Направляет сотрудника в командировку руководитель компании, что в обязательном порядке закрепляется в соответствующем приказе. Но как быть, если в командировку направлен сам руководитель компании? Разбираемся в материале ниже.

Командировка для руководителя компании

В зависимости от того является ли руководитель компании генеральным директором, её учредителем или соучредителем — его действия регулируются не только трудовым, но и гражданским кодексом.

Согласно статье 166 Трудового Кодекса Российской Федерации, в командировку может быть направлен только сотрудник организации. Генеральный директор, независимо от того, является ли он учредителем, всегда включен в штат организации, поэтому его можно направить в служебную поездку, как и любого другого рядового сотрудника.

А вот для того, чтобы в служебную командировку можно было направить учредителя или соучредителя организации с оплатой суточных, транспорта и проживания, необходимо оформить его в штат или же заключить с ним гражданско-правовой договор подряда.

Как оформить директору командировку правильно?

Для подготовки документов на командировку всех сотрудников организации действуют требования, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 11.

Ранее в Постановлении о регулировании командировок была указана необходимость оформления командировочного удостоверения, а также заполнения журнала учета прибывших и убывших в командировку сотрудников. Сейчас при направлении в командировку необходимости составлять эти документы нет, а к обязательным относят только приказ руководителя организации.

Приказ о направлении руководителя в командировку подготавливается по форме №Т-9, Т-9а или в свободной форме на фирменном бланке организации, закрепленном в её внутренней политике.

В приказе обязательно указывается срок, место и цель командировки руководителя, после чего документ подписывается им в качестве генерального директора организации и в качестве командированного сотрудника.

Далее составляется заявление в бухгалтерию о выдаче командировочных средств, после чего директор, как и любой командированный сотрудник, получает на руки подотчетные средства для оплаты проезда, проживания, а также суточные, которые не требуют отражения в документах, подтверждающих расходы.

На данный момент для всех сотрудников компании установлен предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ: 700 рублей в день для России и 2 500 рублей в день для заграницы. Индивидуальный размер суточных также закрепляется во внутренней политике компании.

Оформить командировку руководителю, как и любому другому сотруднику компании, можно и электронно, например, в приложении Hamilton Командировки.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Для этого командированному сотруднику необходимо войти в приложение, создать электронную заявку, указать даты и маршруты поездки и забронировать себе транспорт, проживание и прочие туристические опции. Сделать это можно как через авторизованное туристическое агентство, так и самостоятельно через Online booking tool.

Обратите внимание, что в приложении установлены лимиты компании по бюджету на командировку, поэтому командированный сотрудник и его руководитель всегда видят их прохождение или превышение. После утверждения бюджета руководителем все электронные билеты и ваучеры будут доступны сотруднику в личном кабинете.

Документы на командировку сформируется автоматически по установленным шаблонам компании, после чего их можно будет распечатать и подписать.

Такой подход значительно упрощает и ускоряет процесс оформления командировки, позволяет руководителю всегда находится в курсе всех передвижений и расходов сотрудников, а компании прозрачно взаимодействовать с туристическим агентством.

Читайте, как Шнейдер Электрик сократили время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х?

Как оформить директору отчет о командировке?

В течение трёх рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки директор в обязательном порядке подготавливает авансовый отчет по командировке. Днем возвращения считается дата, указанная в проездном документе или, если директор пользовался собственным автомобилем, дата, обозначенная в путевом листе.

Отчет о командировке руководителя составляется по унифицированной форме АО-1 или в свободной форме, закрепленной в учетной политике организации.

В этом документе указывается размер выданной под отчет суммы и расписываются все совершенные в поездке траты.

К отчету всегда прилагаются оправдывающие расходы документы – кассовые чеки, товарные чеки, бланки строгой отчетности и т.п.

Если выданная под отчет сумма не была потрачена полностью, командированный сотрудник возвращает её в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход, компания компенсирует сумму затрат командированному сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Оформить отчет о командировке руководителю, как и любому другому сотруднику компании, можно также электронно в приложении Hamilton Авансовый отчет, которое легко синхронизируется с приложением Hamilton Командировки.

Командированный сотрудник из любой точки мира входит в приложение, в один клик подтягивает все данные из заявки на командировку в электронный авансовый отчет, заполняет свои расходы и прикрепляет фото подтверждающих документов онлайн. Далее сотрудник отправляет электронный авансовый отчет по командировке бухгалтеру, который быстро проверяет его и, по необходимости, отправляет на компенсацию.

Для получения демонстрации приложений Hamilton Apps заполните специальную форму на нашем сайте.

Источник: https://hamiltonapps.ru/kak-oformit-direktoru-komandirovku/

Как оформить командировку руководителя?

Отправляем директора в командировку

Порядок оформления командировки в 2020 году актуален в связи с отменой в 2020 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.

Нормативная база

Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.

Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.

Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.

Цели поездок

Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.

Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.

Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.

Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:

  • старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
  • проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
  • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
  • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.

Правила и требования

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

  • осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
  • поручение не связано с постоянным рабочим местом;
  • поездка ограничена временными рамками;
  • сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка?

Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.

При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.

В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.

Оформление замены

Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.

Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.

Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).

Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.

В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.

Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.

Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.

После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.

Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Пример доверенности:

Пример составления доверенности

Пример приказа о передаче полномочий:

Пример приказа

Пример дополнительного соглашения:

Допсоглашение к трудовому договору

Документы

Документы, которыми в 2020 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.

Фактический период пребывания в поездке устанавливается:

  • при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
  • в других случаях – на основании проездных документов.

Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:

  • расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
  • использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
  • служебной записки о периоде поездки.

Приказ

Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.

Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.

Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.

Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.

Служебная записка

Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.

Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:

  • В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
  • В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
  • Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
  • Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.

В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.

Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.

Пример служебной записки:

Пример составления служебной (докладной) записки

Оплата и возмещение расходов

Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:

  • на проезд;
  • на аренду жилья;
  • суточные расходы на проживание;
  • другие расходы по согласованию с работодателем.

Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.

Авансовый отчет

После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.

Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.

В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.

Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.

Питание и проживание, суточные

Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.

Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.

Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле

При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, чеки, квитанции;
  • документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений

При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.

Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.

На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.

Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.

Итог

Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.

После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:

  • служебная записка;
  • документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
  • авансовый отчет.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/komandirovka-rukovoditelja/

Как оформить командировку для гендиректора

Отправляем директора в командировку

С точки зрения трудового законодательства, генеральныйдиректор — такой же наемный сотрудник, как и всеостальные. Однако оформление командировочных документов дляруководителя компании имеет свои особенности. Рассказываемпо шагам, какие моменты нужно учесть при направлениив командировку гендиректора.

В первую очередь нужно составить служебную запискуо направлении директора в командировкуи перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительноподсчитать сумму предстоящих расходов.

В эту сумму надовключить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные,а также компенсацию представительских расходов (еслипредусмотрены).

Если билеты и отель оплачиваются со счетакомпании, то их стоимость не включаютв аванс.

Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов,заседаний, услуг переводчика. На них до командировкисоставляется отдельный приказ, где утверждается необходимостьрасходов и сумма. Компенсация представительских расходовдолжна быть внесена в приказ на командировкуи выплачена авансом.

Служебная записка составляется от лица гендиректорана его же имя. Получается, он сам себя направляетв командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем нужно сделать приказ на командировку —по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятойв организации (форма приказа прописывается во внутреннемположении о командировках). Как и служебная записка,приказ оформляется на имя гендиректора и подписываетсяим же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрацииприказов организации.

Примерыоформления документов для командировки

3. Составить приказ и доверенность на передачуполномочий директора другому сотруднику

Во время отъезда директора компания не прекращает своюдеятельность — кто-то должен управлять процессамии людьми, подписывать документы. Поэтому на время своегоотсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицои оформляет на него доверенность на передачуполномочий.

Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбранлюбой сотрудник, но чаще всего им становятся:

  • заместитель директора,
  • технический директор (CTO),
  • соучредитель,
  • главный бухгалтер,
  • руководитель департамента/отдела.

Доверенность составляется в свободной формеи заверяется печатью организации и подписью генеральногодиректора.

Что обязательно должно быть в доверенности:

  • имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главыкомпании;
  • список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
  • дата подписания и дата истечения действиядоверенности.

Одновременно с доверенностью нужно составить приказо передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Еслив обязанности доверенного лица до этого не входилозамещение директора, то необходимо составить дополнительноесоглашение к его трудовому договору. Также нужно заручитьсяписьменным согласием сотрудника исполнять обязанностидиректора.

4. Забронировать жилье и купить билеты

При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могутизмениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билетыс возможностью обмена и возврата — это позволитсэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки.Что касается жилья, то лучше выбирать вариантыс бесплатной отменой брони.

Какоформить отмену командировку в связис коронавирусом

Сервис Туту Командировкипозволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компаниипо безналичному расчету.

Это удобно, так как оформитьбронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующийдоступ — например, помощник руководителя или секретарь. Всеотчетные документы доступны для скачивания.

Также можнопредоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру —он может прямо в личном кабинете сформироватьи скачать акты сверки.

5. Забронировать авто

Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используетсятакси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобыпотом получить возмещение расходов.

Иногда на время командировки бронируют автомобиль —например, если директору нужно съездить в несколько филиаловпредприятия на территории страны или просто многопередвигаться по городу. Важно сохранять все документы:договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставитьв бухгалтерию для отчета.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила по оформлению виз.Иногда подать документы на визу вместо гендиректора можетдоверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформитьдоверенность в соответствии с правилами консульства.

Подавать заявление на шенгенскую визу директор долженлично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение —если он уже делал биометрию в течение последних5 лет. В этом случае передать документы можнопо доверенности.

При оплате визы и других расходов нужно сохранятьчеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходови оплачивается компанией.

К ним относятся документы, подтверждающиерасходы на:

  • жилье (договор об аренде квартиры, счет-фактура, чек ККТоб оплате гостиницы, выписку с банковской карты);
  • транспорт (посадочный талон на самолет, чеки ККТиз такси или каршеринга, договор об аренде автои и.д.). Подробнееоб отчетных документах за каршеринг.
  • представительские расходы (чеки за деловые ужины, договораренды зала заседаний и т.д.).

2. Заполнить авансовый отчет

В авансовом отчете нужно прописать суммы выданныхи потраченных средств. На оборотной стороне отчетавпишите названия отчетных документов (чек, квитанцияи т.д.).

3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию

Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней послевозвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделаетперерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств,эти расходы ему обязаны возместить.

* Данная статья носит информационный характери может не совпадать с мнением государственныхорганов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несетответственность за решения, принятые на основеинформации, представленной в статье.

Туту Командировки —удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок.С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникамна покупку билетов, оплачивать билеты с единогокорпоративного депозита, получать отчетные документы в эл.виде. И это ещене все

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/ceo/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.