Отправляю для ознакомления

Сопроводительное письмо к документам 2020

Отправляю для ознакомления

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

Характерные особенности

Особенности составления сопроводительного письма:

  1. Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.
  2. При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.

Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом. Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировкиТип адресата
ПредоставляемКак правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
НаправляемПрименимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
ВысылаемИспользуется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

Источник: https://zarplatto.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-2020/

Отправка документа на ознакомление

Отправляю для ознакомления
Операция позволяет отправить документ на ознакомление любому пользователю или нескольким пользователям. При этом в системе создается задача ознакомления с вложенным в нее документом для ознакомления, тем самым давая возможность ознакомится с документом и при необходимости написать комментарии.

Для того, чтобы отправить документ на ознакомление, необходимо:

1. Открыть карточку документа, который требуется отправить на ознакомление в веб-приложении системы ELMA.

2. Нажав кнопку Отправить на панели инструментов в карточке документа, выбрать пункт Отправить на ознакомление (рис.1). Откроется форма отправки документа на ознакомление (рис. 2).

Рис. 1. Отправка на ознакомление

Рис. 2. Форма отправки документа на ознакомление

Форма отправки на ознакомление содержит две вкладки: Отправка на ознакомление и Документ.

Вкладка Отправка на ознакомление – форма для отправки документа на ознакомление. Позволяет указать список пользователей, версию документа и написать примечание.На вкладке Отправка на ознакомление необходимо заполнить следующие поля:Тема * – наименование задачи ознакомления. По умолчанию в данное поле автоматически подставляется название отправляемого документа, но при необходимости можно изменить тему. Поле обязательно для заполнения.Кому * – список пользователей, которых необходимо ознакомить с документом. Необходимо выбрать пользователей, которые должны ознакомиться с документом. Помимо отдельных пользователей для ознакомления могут быть добавлены пользовательские группы. Поле обязательно для заполнения. Выбранные пользователи помещаются под поле Кому (рис. 3).

Рис. 3. Выбор списка пользователей для ознакомления с документом

С помощью кнопки , расположенной справа от пользователя, можно убрать данного пользователя из списка или очистить весь список выбранных пользователей. При нажатии на данную кнопку будет открыто окно (рис.

4), в котором необходимо выбрать дальнейшее действие:

  • Да – удалить выбранный элемент;
  • Удалить все – очистить весь список выбранных пользователей;
  • Нет – вернуться к выбору пользователей.

Рис. 4. Предупреждение об удалении элемента из списка

Выбранные пользователи получат задачу ознакомления с документом.

Учитывать замещения * – возможность включения проверки наличия активных замещений при отправке документа на ознакомление:

  • Да – документ будет отправлен на ознакомление замещающему пользователю;
  • Нет – документ будет отправлен на ознакомление замещаемому пользователю.

Срок ознакомления * – срок, в который выбранным пользователям необходимо ознакомится с отправленным документом. В поле необходимо ввести дату в формате ДД.ММ.ГГГГ или выбрать из календаря, нажав на кнопку . При необходимости можно установить не только дату, но и время, до которого выбранные пользователи должны ознакомиться с документом. Для этого необходимо установить флажок Указать время завершения (рис. 5) и выбрать время в формате ЧЧ:ММ или из выпадающего списка. Поле обязательно для заполнения.

Рис. 5. Выбор времени завершения задачи

Уведомлять меня об ознакомлении исполнителей– в случае, если требуется получить сообщение о том, что пользователь ознакомился с документом, установите переключатель в режим Да, если необходимости в получении сообщений об ознакомлении с документом нет, то установите переключатель в режим Нет. По умолчанию переключатель установлен в режим Нет. Проверить кто из пользователей ознакомился с документом, а кто нет, можно во вкладке ознакомление карточки документа.Версии документов * – позволяет выбрать версию документа, которую необходимо отправить на ознакомление, если документ имеет несколько версий. По умолчанию отображается текущая версия документа. Для изменения версии нажмите на кнопку Выбрать версию и из открывшегося списка выберите нужную версию документа. (рис. 6). Выбрать можно только одну версию документа.

Рис. 6. Выбор версии документа

Нажав левой кнопкой мыши по названию документа, можно открыть карточку документа (область 1 на рис. 7) .

Нажав левой кнопкой мыши по названию файла выбранной версии документа, можно скачать его на локальный компьютер или открыть браузере (область 2 на рис. 7).

Кнопка Редактировать предназначена для редактирования файла выбранной версии документа (область 3 на рис. 7). При этом необходимо, чтобы была установлена программа ELMA Агент.

Рис. 7. Работа с версиями документа

Примечание – здесь можно указать дополнительную информацию, относящуюся к документу или к задаче ознакомления. Верхнее меню страницы отправки документа на ознакомление состоит из следующих кнопок:

Кнопка используется для отправки документа на ознакомление выбранным пользователям.

Кнопка позволяет установить плановые трудозатраты каждому исполнителю задачи ознакомления. При нажатии на данную кнопку на форме отправки документа на ознакомление добавляется дополнительное поле Плановые трудозатраты.

При отправке документа на ознакомление:

1. Создаются задачи ознакомления с документом, вложенным в них, для всех выбранных пользователей. 2. В карточке документа появляется вкладка Ознакомление, в которой содержится вся информация об ознакомлении в виде листов ознакомления.

3. В карточке документа на вкладке Общая информация в разделе “Текущие задачи” отображаются текущие задачи ознакомления с документом для всех пользователей, которым он был отправлен на ознакомление (рис. 8).

Рис. 8. Текущие задачи

См. также:

Источник: https://www.elma-bpm.ru/KB/help/Docflow/content/User_edoc_acquaintance_index.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.